APA ITU KOMUNIKASI BISNIS
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty dalam bukunya yang berjudul Business Communications Principles and Methods dikatakan bahwa komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antara individu-individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan. Sementara itu, menurut Bovee yang dimaksud dengan komunikasi adalah suatu proses pengiriman dan penerimaan pesan.
Pengertian komunikasi paling tidak melibatkan dua orang atau lebih dimana dalam proses pemindahan pesan dapat dilakukan dengan menggunakan cara-cara berkomunikasi yang biasa dilakukan oleh orang-orang seperti melalui lisan, tertulis, maupun sinyal-sinyal nonverbal.
BENTUK DASAR KOMUNIKASI
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi dasar yang biasa digunakan dalam dunia bisnis yaitu komunikasi verbal dan nonverbal. Masing-masing bentuk komunikasi tersebut dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut:
Komunikasi Verbal
Apa yang dimaksud dengan komunikasi verbal (verbal communication) ? Komunikasi verbal merupakan salah satu bentuk komunikasi yang biasa digunakan dalam dunia bisnis untuk menyampaikan pesan kepada pihak lain baik secara tertulis maupun lisan. Bentuk komunikasi verbal ini memiliki struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik, sehingga penyampaian pesan dapat dicapai dengan baik.
Dalam dunia bisnis dapat ditemukan berbagai macam contoh komunikasi verbal, misalnya:
- Membuat dan mengirim surat pengantar barang ke suatu perusahaan.
- Membuat dan mengirim surat atau peringatan kepada nasabah yang menu pembayarannya.
- Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat konfirmasi kepada pelanggan.
- Membuat dan mengirim surat pemesanan barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat pengaduan kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat permintaan barang kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat surat kerja.
- Membuat dan mengirim surat penerimaan kerja.
- Membuat dan mengirim surat kontrak kerja kepada pihak lain.
- Membuat dan mengirim surat pemberitahuan ke media massa.
- Membuat dan mengirim surat pengumuman ke media massa.
- Membuat dan mengirim informasi lowongan kerja ke media massa.
- Membuat dan mengirim surat ucapan terima kasih kepada mitra kerja bisnis suatu perusahaan.
- Membuat dan mengirim surat ucapan suree sukhaekha cita/belasungkawa kepada mitra kerja suatu perusahaan.
- Membuat dan mengirim surat kepada mitra bisnis suatu perusahaan.
- Membuat dan mengirim surat edaran ke media massa.
- Memberi informasi kepada pelanggan yang meminta informasi tentang produk-produk baru.
- Berdiskusi dalam suatu kerja tim (teamwork).
- melakukan wawancara kerja dengan para pelamar kerja di suatu perusahaan.
- Mengadakan briefing dengan staf karyawan dalam suatu perusahaan..
- melakukan negosiasi dengan pelaku bisnis lain.
- Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/lini bawah.
- melakukan presentasi proposal tentang pengembangan perusahaan dihadapan tim penguji.
- melakukan telekonferensi dengan pihak lain.
- melakukan chatting dengan teman sejawat di internet.
Komunikasi Nonverbal
Bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis adalah komunikasi nonverbal. Menurut teori antropologi sebelum manusia menggunakan kata-kata, mereka telah menggunakan gerakan-gerakan tubuh, bahasa tubuh (body language) sebagai alat untuk berkomunikasi dengan orang lain. Berikut ini adalah beberapa contoh perilaku yang menunjukkan komunikasi nonverbal:
- Menggigit gigi sendiri untuk menunjukkan (dalam bahasa Jawa disebut getem-getem).
- Mengerutkan dahi untuk menunjukkan seseorang sedang berfikir.
- Gambar pria atau wanita yang dipasang dipintu masuk toilet untuk menunjukkan kamar sesuai dengan jenis kelaminnya.
- Berpangku tangan untuk menunjukkan seseorang sedang melamun.
- Tersenyum dan berjabat tangan dengan orang lain untuk mewujudkan rasa senang, simpati dan pengabdian .
- Membuang muka untuk menunjukkan sikap tidak senang atau antipati terhadap orang lain.
- Menggelengkan kepala untuk menunjukkan sikap menolak atau keheranan.
- Menganggukkan kepala untuk menunjukkan tanda setuju atau OK.
- Berbicara dengan mengambil jarak menjauh untuk menunjukkan bahwa lawan bicaranya belum begitu dikenal dengan baik.
- Menutup mulut dengan tangan untuk menunjukkan suatu masalah.
- Telapak tangan terbuka untuk menunjukkan kejujuran.
- Tangan mencengkeram tangan untuk menunjukkan penuh percaya.
- Gerakan kaki dan tangan secara tidak teratur, bagaikan orang yang kedinginan untuk menunjukkan bahwa seseorang sedang grogi (gugup).
- Seseorang mengirimkan bunga kepada teman yang berhasil meraih bisnis untuk menunjukkan rasa simpati dan ucapan selamat atas kesuksesan yang diraih.
- Asbak di atas meja tamu untuk menunjukkan bahwa tamu diperbolehkan merokok.
- Simbol dilarang merokok yang terpasang di ruang tamu untuk menunjukkan bahwa tamu dilarang merokok.
- Ruang tunggu sebuah bank tanpa disediakan tempat untuk menunjukkan bahwa para nasabah akan dilayani dengan cepat tanpa harus menunggu lama.
Semoga Bermanfaat
Salam hangat,
Dipisolo
